Datové schránky jsou státem garantovaný komunikační nástroj, který nahrazuje klasické doporučené dopisy a slouží hlavně ke komunikaci s orgány veřejné moci. Všechny úřady mají povinnost komunikovat prostřednictvím datových schránek s každým, kdo ji má zřízenou. Povinně ze zákona mají datovou schránku zřízeny všechny orgány veřejné moci, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, advokáti, daňoví poradci a insolvenční správci. Ostatní si jí mohou dobrovolně zřídit a případně jí kdykoliv znepřístupnit.
Místo chození na poštu pro obálky s pruhem je možné si zdarma zřídit datovou schránku a komunikovat (nejen) s úřady online odkudkoliv. Díky datovým schránkám, které nahrazují doporučené dopisy, máme vždy jistotu, že se naše podání dostalo na správný úřad. Odeslanou zprávu je možné si uložit a kdykoli prokázat obsah zprávy (z podacího lístku k doporučené zásilce nevyčteme, co bylo obsahem dopisu). Navíc elektronický dokument má stejnou právní platnost jako klasický papírový s kulatým razítkem a odeslání datové zprávy je na rozdíl od doporučeného dopisu zdarma.