Spisová služba – komplexní řešení pro analogové i elektronické dokumenty
Uspořádání spisovny
Na místě v prostorách vaší spisovny provedeme třídění a systematizaci analogových i elektronických dokumentů dle jejich stáří, důležitosti a skartačních lhůt. Veškeré dokumenty roztřídíme podle skartačních znaků (S, V, A) a připravíme je jak pro fyzickou archivaci, tak pro digitální evidenci.
Je vaše spisovna plná nesetříděných dokumentů a nevíte, jak nastavit přehledný systém? Pomůžeme vám vytvořit uspořádaný systém, ve kterém budou všechny dokumenty snadno dohledatelné.
Zavedení přehledného systému evidence a regálového uspořádání
Zajistíme propojení fyzické spisovny s elektronickou evidencí – vytvoříme jasný systém uložení dokumentů, který je v souladu s digitální evidencí. Každý dokument má své fyzické i elektronické místo a bude snadno dohledatelný v obou systémech.
Potřebujete mít jasný přehled o všech dokumentech bez ohledu na to, zda jsou fyzické nebo digitální? Zavedeme regálový systém synchronizovaný s elektronickou evidencí, aby byl každý dokument jednoduše k nalezení.
Skartační řízení pro analogové i elektronické dokumenty
V rámci skartačního řízení navrhneme efektivní vyřazení dokumentů, ať už jsou ve fyzické či elektronické podobě. Zajistíme bezpečnou likvidaci papírových dokumentů, provedeme elektronické skartace a veškerou archiválii předáme příslušnému archivu. Máme bohaté zkušenosti s elektronickými skartačními řízeními a stovky realizovaných elektronických skartací.
Nejste si jistí, jaké dokumenty lze skartovat a jaký postup zvolit? Zajistíme správný proces skartace, ať jde o fyzické nebo elektronické dokumenty.
Tvorba a revize Spisového a skartačního řádu
Vypracujeme Spisový a skartační řád, který zohledňuje potřeby vaší organizace jak pro papírové dokumenty, tak i pro elektronickou evidenci. Pravidelně provádíme revize dle aktuálních legislativních změn a doporučení místních archivů, aby vaše dokumenty byly spravovány správně bez ohledu na formát.
Pravidelná správa vaší spisovny
Během roku poskytujeme komplexní správu dokumentů a zajišťujeme pravidelnou aktualizaci spisovny. Zajišťujeme, že všechny dokumenty (analogové i elektronické) jsou správně zařazeny, připraveny na skartační řízení a aktuálně evidovány. Naši klienti se mohou spolehnout na odbornou podporu a průběžné konzultace.
Chcete mít zajištěn dlouhodobý pořádek v dokumentech i při personálních změnách? Postaráme se o vaši spisovnu na profesionální úrovni – bez ohledu na to, zda se jedná o dokumenty v papírové nebo digitální podobě.
Nabízíme vám plnou podporu a profesionální správu spisové služby pro tradiční i elektronické dokumenty. Obraťte se na nás a získejte kompletní řešení bez starostí!